Kokie yra sekretoriaus pareigos

Siekiant aiškiai apibrėžtiLep sekretorė, ką jums reikia žinoti apie kas nors kalbame apie. Galų gale šis įrašas gali būti žiūrimas keliais kampais. Pavyzdžiui, žinomas sekretorius-referentas yra biuro darbuotojas, generalinis sekretorius - organizacijos vadovas (valstybės vadovas), valstybės sekretorius, valstybės tarnautojas, sekretorius kaip diplomatas, vadovo sekretorius kaip darbuotojas ir kitos galimybės. Dažniausiai, kalbant apie šį postą, jie reiškia darbuotoją, kuris atlieka užduotis (nurodymus) kaip įmonės direktorius, taip pat atskirus jo struktūrinių padalinių vadovus. Pasirodo, kad sekretorius pareigos šiuo atveju sumažinama iki vienos užsakymų organizacinius ir techninius klausimus įvykdymą.

Ką sekretorius turėtų žinoti ir turėtų daryti

Sekretorius kasdien turi atlikti šias funkcijas:

1. Gauti informaciją iš pavaldinių perduodant savo vadovui.
2. Tvarkykite telefono ryšio tvarkyklę. Jo nebuvimo metu sužinosite, o tada atkreipsime jį į direktoriaus dėmesį.
3. Gaukite ir tvarkykite telefoninių pranešimų įrašus.
4. Sukurti sąlygas normaliam galvos darbui: stebėti biuro reikmenų ir biuro įrangos poreikį.
5. Padėti organizuoti gamybąsusitikimai ir susitikimai. Dalyviams pristatyti įvykio datą, vietą ir laiką. Surinkite reikiamas medžiagas, užtikrinkite dalyvių dalyvavimą ir palaikykite posėdžio protokolus.
6. Tarnyboje dirbti įmonėje. Norėdami tai padaryti, sekretorius turėtų gauti, sisteminti gaunamą korespondenciją ir perduoti ją vadovybei. Tada pagal įvestą vizą, kad dokumentai būtų perduodami vykdytojams pagal sąrašą. Sekretoriaus pareigos taip pat apima jų vykdymo eigą, laiką ir rezultatus.
7. Atlikite spausdinimo ir dokumentų kopijavimo darbus.
8. Organizuokite lankytojų priėmimą įmonės vadovu ir, jei įmanoma, sukurkite sąlygas skubiai išspręsti problemas.

Norint įvykdyti šiuos, atrodytų, paprastus sekretoriaus pareigas, darbuotojas turėtų žinoti:

• visą įmonės valdymo struktūrą ir jos struktūrinius padalinius;
• įmonės chartija, personalas ir struktūra, jos profilis, plėtros perspektyvos ir specializacija;
• norminiai dokumentai tinkamam biuro darbo vykdymui;
• raštinės įrangos ir ryšių priemonių naudojimo taisyklės;
• BTW, OT, priešgaisrinės saugos ir pramonės sanitarijos taisyklės;
• darbo organizavimo darbo vietoje taisyklės;
• norminiai ir teisiniai aktai, nutarimai, nutarimai, planavimo, apskaitos ir atlikto darbo kokybės valdymo taisyklės.

Sekretoriaus ypatumai

Jei tai konkretesnė, siauraspecializacija, situacija yra šiek tiek kitokia. Pavyzdžiui, paimkite oficialius sekretoriaus pareigas. Pozicijos pavadinime aiškiai apibrėžtas atlikto darbo aspektas. Paprastai kiekvienoje įmonėje jau yra oficialus nurodymas, kuriame nurodomos registro tvarkymo specialisto nurodymai. Jei tokio nurodymo nėra, tai geriau jį sukurti. Norėdami tai padaryti, naudokite kvalifikacijos vadovą, kurio pavyzdžiai yra apytiksliai. Po to standartinė versija turi būti galutinai parengta konkrečiai organizacijai, atsižvelgiant į specifines savybes ir vidines funkcijas. Apskritai sekretoriaus pareigų pareigas aiškiai reikia atskleisti į tris pagrindines sritis:

1. Darbas su korespondencija. Priėmimas, apdorojimas šiuolaikiniais būdais ir laiku išsiųstas.
2. Tinkama vidinių dokumentų priežiūra.
3. Registracija, griežta apskaita ir dokumentų perdavimas archyvui saugoti.

Referento darbo ypatybės

Kai kuriose įmonėse tokiepareiga, apimanti įvairias pareigas: nuo "pagalbos tarnybos" iki "direktoriaus padėjėjo". Toks ekspertas turi turėti daug žinių ir gerai išmanyti padėtį. Atstovų sekretoriaus pareiginiai pareigūnai šiek tiek išplėsti dėl padidėjusio autoriteto. Paprastai tai yra įprastas sekretoriaus darbas, tačiau žodis "referentas" daro tam tikrus papildymus į standartinį sąrašą. Konkrečiai, sekretorius-recenzentas gali savarankiškai priimti lankytojus tam tikrais klausimais. Turėdamas tam tikrą informaciją, jis gali priimti savo sprendimus. Be to, referentas atlieka atsakingas vadovo užduotis dėl organizacijos (įmonės) ekonominės veiklos. Kartais sekretorius-referentas yra atsakingas už personalo įrašų tvarkymo priežiūrą. Tai daroma tik tada, kai bendras darbas leidžia atlikti papildomus darbus.

</ p>>