Dokumentų klasifikacija: pagrindiniai kriterijai

Kad lengvai suprastumėte daugybędokumentai, parengtos specialios jų sudarymo ir dizaino taisyklės, įvairios klasifikacijos, taip pat tinkamos formos ir būdai dirbti su jais.

Reikėtų pažymėti, kad dokumentų klasifikavimasyra labai svarbus, nes jis padeda pabrėžti jų specifines savybes ir leidžia jas racionaliau naudoti. Tai vienas iš seniausių ir iki galo nebaigtų problemų, kurių plėtra prasidėjo tik 1960-ųjų pabaigoje. Dauguma dokumentų, skirtų atskiriems grupėms, platinimo metodus anksčiau buvo susiję tik su konkrečia veikla ar konkrečiu mokslu. Ir tik neseniai buvo daugialypė dokumentų klasifikacija, pagrįsta informacija ir medžiagos komponentais.

Visi dokumentai gali būti suskirstyti pagal šiuos kriterijus:

1. Jos veikimo erdvėje ir laikais aplinkybės. Atsižvelgti į paskelbimo reguliarumą (periodiškai ir ne periodiškai), laikas atsiradimo (originalios, originalų kopijos, dviem egzemplioriais), pagaminimo vietą (regioniniu, nacionaliniu ar užsienio);

2. Informacinis komponentas.

• atkreipti dėmesį į informacijos apibendrinimo turinį ir lygį (pirminę ir antrinę dokumentaciją);

• dokumentų klasifikacija apima įrašytos informacijos dydį (formatą) ir puslapių (apimties) skaičių;

• atskyrimas pagal tai, kaip suprantama informacija (dokumentus gali perskaityti asmuo arba reikalinga speciali techninė įranga);

• ši dokumentų klasifikacija taip pat apima piktnaudžiavimo priemonėmis, kuriomis registruojama informacija (tekstinės ir ne tekstinės formos);

• pagal duomenų įrašymo metodą atskiriami ranka rašyti, atspausdinti, mechaniniai, magnetiniai, fotografiniai, optiniai, lazeriniai, taip pat elektroniniai dokumentai.

3. Materialinė sudedamoji dalis, kuri apima tam tikrus kriterijus (pavyzdžiui, informacijos laikmenos medžiagą, jos formą ir dizainą).

Verta paminėti, kad atskirų grupių turinio ir formos dokumentų platinimas leidžia jums efektyviau organizuoti darbą su juo.

Reikėtų paminėti, kad iki šioltaip pat yra atitinkama apskaitos dokumentų klasifikacija, kurioje atsižvelgiama į jų turinį, sudarymo vietą ir tvarką, tikslą ir naudojimo būdą.

Ši apskaitos dokumentų klasifikacija apima tokį suskirstymą į tipus:

• priklausomai nuo tikslo - administraciniai ir vykdomieji, apskaitos formalumai arba kartu;

• surinkimo tvarka - pirminis ir santrauka;

• vidaus ir išorės dokumentai;

• naudojimo būdas - vienkartinis ir kaupiamasis;

• priklausomai nuo turinio - pinigų, atsiskaitymo ir medžiagos.

Turiu pasakyti, kad ši klasifikacija apimadaug kriterijų ir yra labai plati, todėl kiekvienas dokumentas tuo pačiu metu yra susijęs su skirtingomis grupėmis, tačiau jis gali būti būdingas tam tikromis savybėmis ir naudojamas tik atitinkamoje srityje.

</ p>>